Las facilidades que aporta la nube no estaban al alcance de pequeños negocios hace unos años. Sin embargo, hoy en día la situación es muy diferente y uno de los elementos que más ha impulsado el uso de las copias de seguridad en la nube es sin duda alguna el teletrabajo.
Copias de seguridad en la nube: indispensables en la era de la digitalización
El hecho de que ahora las oficinas se encuentran allá donde esté el empleado trabajando, la nube se está convirtiendo en algo fundamental para cualquier negocio y necesario para todo trabajador.
La crisis sanitaria y la económica que ha seguido al coronavirus ha hecho que todas las empresas, sin tener en cuenta su tamaño, hayan tenido que invertir grandes cantidades de presupuesto para encaminar su sistema económico y productivo hacia la digitalización de sus procesos para poder trabajar, para poder vender, para hacerse ver, e incluso para relacionarse con las administraciones públicas.
De hecho, la Agencia Tributaria o la Seguridad Social son entidades que ya manejan todo su volumen de trabajo de esta forma digitalizada. Y es que, como ya sabrás, la pandemia del coronavirus ha acelerado el traslado a un consumo más digital, pues el usuario se informa por Internet, compra por Internet y se relaciona con las empresas y las marcas que las identifican a través de Internet (redes sociales).
No obstante, actualmente el mayor impedimento es el temor al cambio. Las pequeñas y medianas empresas parece que no entendieron que su gran ventaja es su posibilidad de adaptarse a los cambios, vengan por donde vengan. En el caso de la tecnología, la gran ventaja de las PYMES es su capacidad para transformarse y adaptarse.
Pero ¿qué es la nube o cloud?
La nube es una posibilidad de almacenar información de forma remota gracias a un software. De esta manera, los programas y la información se sitúan fuera de la empresa, con lo que no es necesario instalar más programas en los ordenadores, pero sí se consigue trabajar en ellos desde cualquier dispositivo. Por ejemplo, desde un teléfono móvil o una Tablet. De hecho, muchos de los programas y aplicaciones que utilizamos cada día funcionan gracias a la nube. Por ejemplo, los correos electrónicos que utilizamos en privado y que proceden de hotmail, yahoo, gmail, etc.
También las plataformas que hay en la nube y que nos permiten compartir archivos con otros usuarios o trabajar desde cualquier dispositivo en tiempo real como Google Drive (hojas de cálculo y procesadores de textos), Dropbox o OneDrive. Recuerda que Google Drive tiene archivos de Excel o Word, que Dropbox es para compartir fotos o vídeos y OneDrive se utiliza para archivos de todo tipo.
A partir de estos ejemplos es fácil entender que la nube permite contratar servicios más específicos para una empresa con herramientas útiles para trabajar desde cualquier dispositivo, lo que facilita un seguimiento de hasta 24 horas al día y siete días a la semana si hiciera falta.
La definición de nube
La definición de la nube puede parecer poco clara, pero, básicamente, es un término que se utiliza para describir una red mundial de servidores, cada uno con una función única. La nube no es una entidad física, sino una red enorme de servidores remotos de todo el mundo que están conectados para funcionar como un único ecosistema.
Estos servidores están diseñados para almacenar y administrar datos, ejecutar aplicaciones o entregar contenido o servicios, como streaming de vídeos, correo web, software de ofimática o medios sociales.
En lugar de acceder a archivos y datos desde un equipo personal o local, accede a ellos en línea desde cualquier dispositivo conectado a Internet, es decir, la información está disponible dondequiera que vaya y siempre que la necesite. Las empresas utilizan cuatro métodos diferentes para implementar recursos en la nube.
Hay una nube pública, que comparte recursos y ofrece servicios al público a través de Internet; una nube privada, que no se comparte y ofrece servicios a través de una red interna privada, normalmente hospedada en el entorno local; una nube híbrida, que comparte servicios entre nubes públicas y privadas, según su finalidad; y una nube comunitaria, que comparte recursos solo entre organizaciones, por ejemplo, con instituciones gubernamentales.
La nube es mucho más que Gmail y Google Drive
Las grandes ventajas de trabajar en la nube no se quedan en la gestión del correo electrónico o de las aplicaciones de Google Drive. Por eso, te dejamos algunas pistas para que valores lo que te puedes estar perdiendo si no le das una oportunidad a la nube.
Por ejemplo, Google Drive es el servicio de Google. Para utilizarlo debes tener una cuenta de Gmail, la cual te da derecho a 15 gigabytes (GB). Los contenidos pueden ser fotos, videos o cualquier otro archivo. Con Google Drive, podrás utilizar sin costo alguno sus programas de oficina para crear archivos de texto, presentaciones y hojas de cálculo, y almacenarlos en tu casillero digital o compartirlos con otras personas.
Si requieres más de 15 GB, podrás comprar 100 GB por $1.99 mensuales, lo cual es más que suficiente para uso personal. Una ventaja es que puedes ingresar a Google Drive a través de un computador o apps para dispositivos Apple o Android.
Adicionalmente, Dropbox se ha convertido en uno de los servicios más populares entre los que ofrecen la nube porque es muy fácil de usar. Cuando lo instales en tu computadora, crea una carpeta como cualquier otra para depositar los archivos que desees. Con eso, ya podrás verlos en muchos otros dispositivos: Windows, Mac, iPhone o iPad, Android o Windows Phone (la aplicación no está afiliada con Dropbox). Este servicio es muy flexible ya que te permite almacenar automáticamente las fotos que tomes con tu móvil o guardar todos tus documentos para tenerlos siempre a mano.
Además, OneDrive de Microsoft también te permite almacenar y ver archivos, fotos y videos a través de un computador o dispositivo móvil conectado a internet, bien sea Apple, Android o Windows Phone, donde ya viene preinstalado. OneDrive te ofrece 7 GB de espacio gratuito y si quieres aumentar el espacio te cuesta $25 anuales por 50 GB o $50 anuales por 100 GB.
Pero si eres fiel usuario de Apple, seguro te interesará iCloud, cuya virtud principal es que se integra con los dispositivos de esa marca. Si tienes un iPhone o iPad, y lo enlazas a una cuenta de iCloud, todos los contenidos de tu teléfono o tableta se guardarán automáticamente.
Tus datos accesibles siempre y desde cualquier dispositivo
Las copias de seguridad y el mantenimiento de los servidores donde está la nube no es tu problema y tampoco lo es la actualización de los programas disponibles, pues se trata de un alquiler de la tecnología.
La información está siempre disponible y no depende de un acceso determinado. Cualquier dispositivo con acceso a Internet te permite acceder a la información que dispones y, con las autorizaciones pertinentes, cualquier persona de tu empresa puede hacerlo en cualquier momento, pues los cambios se actualizan de forma automática.
Para acceder a los servidores se utiliza una conexión cifrada y segura (usuario y contraseña) a partir de las cuales es como si entraras en el disco duro de tu empresa.
Además, no hay pérdida de datos si se estropea el hardware, pues la información está siempre a salvo en unos servidores externos a la empresa.
