Bien está lo que bien acaba, pero empezar con buen pie es la mejor manera de iniciar un trayecto exitoso o, al menos, sin sobresaltos. Esto es aplicable también a los emprendedores, que centran sus esfuerzos en hacer prosperar su negocio y, a veces, dejan de lado (o para más adelante) temas fundamentales. Para que no te pase a ti, veámos cuáles son los aspectos legales clave para emprender tu propio negocio o actividad.
Los 9 aspectos legales de emprender que no puedes olvidar
Antes de empezar, permítenos un aviso previo. Estos que vamos a ver son los aspectos legales más generales a la hora de constituirse como autónomos o empresa, pero emprender exige otros -muchos- trámites y decisiones. Entre ellos se encuentran elegir la forma jurídica, cumplir con las obligaciones fiscales y laborales, etc. Y lo peor es que todos ellos no dejan de cambiar con el tiempo, por lo que es importante que te mantengas al día de cómo evolucionan o cuentes con el asesoramiento de un especialista para evitar cualquier error (y multa).
1. Alta en la Agencia Tributaria
Hacienda somos todos y, en el caso de los aspectos legales de emprender, con ellos empieza todo. Es imprescindible notificar a la Agencia Tributaria ANTES de emprender. Por eso es el primer paso (y además obligatorio), ya que si no lo hacemos no hay posibilidad legal de prestar servicios, emitir facturas o cobrar. Vamos, que a efectos prácticos estaríamos trabajando en negro.
En la actualidad puedes darte de alta de forma 100 % telemática, por lo que no es necesario desplazarse o solicitar cita previa. Todo lo que necesitas es especificar quién está emprendiendo o creando una empresa mediante la presentación del modelo 036/037, que es algo así como una declaración censal para empresarios y profesionales. Aunque, consejo: si quieres dar de alta a una empresa lo más recomendable es que acudas a un punto de atención al emprendedor o directamente a un experto/a para que te acompañe en todo el proceso.
Esta petición conlleva la obtención de un NIF en el caso de las empresas (que puede ser provisional o definitivo), así como la asignación de regímenes y obligaciones varias como el IRPF, el Impuesto de Sociedades o el IVA que corresponda a cada actividad. Hacienda te dará el DUE (Documento Único Electrónico) y tramitará de forma electrónica el alta para hacerla llegar a las administraciones públicas interesadas (es decir, el Registro Mercantil, la Seguridad Social y la propia Agencia Tributaria).
2. Darse de alta en el IAE
El siguiente paso es darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas o IAE. Y es que si Hacienda quiere su parte del pastel, el ayuntamiento también ha venido a la fiesta (aunque ya te avanzamos que no come mucho). 😜 Bromas a parte, el IAE es la tasa municipal que grava la actividad económica cuando hay un establecimiento abierto vinculado a una actividad empresarial, profesional o artística. Y sí, es o-bli-ga-to-rio si piensas abrir al público.
Para llevar a cabo este proceso se debe cumplimentar y presentar el modelo 840. El plazo máximo para hacerlo es de un mes desde el inicio de la actividad, salvo que se trate de una actividad agrícola, ganadera, forestal o pesquera y, en cualquier caso, se deberá hacer siempre en el epígrafe o categoría que mejor se ajuste a la ocupación.
¿Hay sanciones por no darse de alta en el IAE? Pues sí y no. Aunque a efectos prácticos existen, están exentas de pagarlas las personas físicas o aquellos negocios cuya cifra de facturación no supere el millón de euros. Alcanzada esta cifra sí se paga, pero también hay una exención durante los dos primeros años de actividad. Eso sí, a partir de aquí ya no hay excusa que valga.
3. Afiliarse a la Seguridad Social
Toca advertir a la Tesorería General de la Seguridad Social de que nos lanzamos a emprender. Para hacerlo, hay dos caminos. Por un lado está el de los autónomos colaboradores, que únicamente deben solicitar el alta en el régimen de trabajadores autónomos.
En el otro está la senda burocrática que deben emprender los autónomos que quieren crear una empresa. Lo primero para estos es solicitar el alta, aunque aquí se debe hacer en régimen de autónomos societarios. Si vas a contratar a trabajadores por cuenta ajena, debes darles de alta mediante el documento de afiliación modelo TA-1 (y que puedes descargar aquí). Necesitarás uno por persona ya que con él no solo se solicita la afiliación, sino que se asigna un número de identificación o se varían algunos datos.
También hará falta en el caso de los autónomos societarios presentar el documento de declaración de alta (a.k.a. modelo TA-2/S) y que sirve para solicitar el alta, baja o variación de los datos de los trabajadores que contrates. A este documento debe acompañarle una copia de los DNI o NIE de cada trabajador.
🤑 Tip financiero:
Si eres mujer, además de las tarifas planas para autónomos durante el primer año de actividad, echa un ojo a las ayudas para mujeres emprendedoras.
4. La obtención de la licencia de actividad y apertura
Si tu negocio va a estar de cara al público sí o sí necesitarás la licencia de actividad y apertura. Al igual que el IAE, esta licencia la gestionan los ayuntamientos, quienes solicitan estar al tanto y aprobar cualquier tipo de actividad comercial, industrial o de servicios que se ofrezca en un local o establecimiento de su zona. ¿Y para qué sirve? Para confirmar que un negocio cumple con las condiciones de habitabilidad en su espacio de trabajo.
Dependiendo del tipo de actividad estas licencias municipales pueden ser inocuas (es decir, que no entrañan ningún riesgo legal para la salud de las personas o el medio ambiente) o clasificatorias. Estas últimas pueden exigir permisos adicionales como pasa en el caso de negocios que trabajan con productos sanitarios o mercancías consideradas peligrosas.
Quedan exentas de esta licencia las actividades que se realicen directamente desde un domicilio en las que no exista venta o atención al público, siempre y cuando no se perturbe el descanso de los vecinos ni quebrante ninguna ley de la comunidad.
El proceso de obtención de la licencia de actividad y apertura se activa mediante una solicitud en el ayuntamiento de la localidad donde vamos a abrir el negocio. Tras un periodo de análisis (y espera) se otorga el informe técnico, el cual precede al ¡oh, sorpresa! pago de tasas municipales. Pero la cosa no termina aquí. Durante este proceso deberemos buscar un técnico homologado para que nos genere un visado conforme el establecimiento cumple con las normas sobre incendios, accesibilidad, etc. Al tratarse de algo que debemos hacer en paralelo, lo más recomendable es que no se demore, ya que su no presentación puede retrasar la ansiada inauguración o, peor aún, tener que volver a iniciar el procedimiento.
¡Ah! Y si tienes en mente hacer alguna reforma en el local antes de abrir recuerda que también será necesario solicitar una licencia de obras ANTES de empezar a hacer nada o podrías recibir una paralización y/o sanción.
5. La apertura del centro de trabajo
Levantar por fin la persiana no significa que hayamos terminado con los aspectos legales de emprender. El siguiente paso es abrir oficialmente el centro de trabajo, lo que significa dar de alta a nuestro negocio en la Dirección General de Trabajo. Puedes hacerlo en la sede o en la delegación que pertenezca por zona, pero debe realizarse en los 30 días siguientes a la apertura, aunque también puede realizarse con carácter previo.
Cumplir con este trámite dentro de plazo es vital si no queremos exponernos a una multa a los pocos días de empezar. Esta sanción es gradual y en ella influyen, además del tiempo de demora, otros factores como el tipo de actividad que realicemos o qué tipo de sustancias se emplean en el negocio.
6. Contratos y acuerdos legales
Antes de salir al mercado resulta primordial tener el respaldo de unos contratos y acuerdos legales que protejan nuestros intereses comerciales. Aquí se incluyen los contratos de alquiler, de trabajo, de distribución, de confidencialidad y de colaboración (aunque, por lo general, se usan sus nombres en inglés).
Es vital que estos contratos estén bien redactados desde un punto de vista legal, por lo que es casi imprescindible acudir a abogados especializados en temas empresariales. Y aunque siempre recomendamos que busques el mejor precio, no conviene ir a lo más económico ya que una mala praxis podría acabarnos costando muchos problemas.
Aquí también se incluye la contratación de todos aquellos seguros orientados a salvaguardar a la empresa en el caso de que surja algún problema o nos interpongan algún tipo de demanda. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio necesitaremos unos u otros, pero los más habituales son seguros de responsabilidad civil con coberturas lógicas que nos cubran contra contingencias propias del desarrollo de tu actividad como, por ejemplo, una demanda por intoxicación en el caso de un restaurante.
7. Control fiscal y contable
Llevar los números al día no solo es una obligación legal, sino que también es la mejor manera de tener una visión real de cómo marcha el negocio.
El mejor consejo aquí es contar con algún sistema de contabilidad sencillo y exportable, ya que esto facilitará -y mucho- que podamos enviarlo al contable o gestor/a para que puedan operar con él, ya que necesitarán realizar diferentes estimaciones de los tributos y cotizaciones a pagar en función de los ingresos obtenidos.
Por su naturaleza, algunas actividades son más sencillas de controlar a nivel fiscal y contable que otras, especialmente aquellas que no cuentan con muchas compras de material. Si es tu caso (y quieres intentarlo) es posible realizar por tu cuenta varios de los trámites solicitados, sino todos. Eso sí, si te inclinas por esta opción nuestra recomendación financiera es que siempre cuentes con alguna figura especialista cerca a la que puedas acudir en caso de duda. Puede costarte algo de dinero la consulta, pero a la larga ahorrarás en dolores de cabeza.
8. Propiedad intelectual
Un aspecto legal clave a la hora de emprender y que, sin embargo, no siempre está bien cubierto es el de la propiedad intelectual o también llamados derechos de autor. Esto, claro, no es necesario para todas las empresas o negocios, pero sí que es fundamental para aquellas que basen su actividad en el desarrollo de marcas, signos distintivos, diseños industriales, modelos de utilidad o soluciones tecnológicas innovadoras para cualquier sector.
Funciona a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), donde a través del registro velan por los derechos de aquello que desarrollemos. A efectos prácticos funcionan como un árbitro y testigo, por lo que si alguien nos copia o utiliza sin autorización nuestras creaciones podremos interponer medidas legales y obligar a que se modifique o retire la copia. Si tienes alguna duda al respecto, te invitamos a visitar la web de la OEPM y revisar la Ley de Propiedad Intelectual española.
9. Protección de datos
Dejamos para el último uno de los trámites más nuevos y también de los más olvidados: el Reglamento General de Protección de Datos (o RGPD) de la Unión Europea. Como sabes, cuidar la privacidad de las personas es cada día más importante a nivel global, una responsabilidad que recae sobre los entes que solicitan y acumulan datos personales. Así pues, si la empresa o negocio es nuestro debemos velar por proteger los datos de nuestros clientes, proveedores y empleados.
Aquí los puntos a tratar son varios y algunos dependen del tipo de negocio que seamos pero, a grandes rasgos, hay cinco grandes aspectos que cualquier negocio debe realizar:
- Informar a clientes, proveedores y trabajadores, así como velar por sus derechos.
- Contar con una base de datos basada en parámetros legitimadores como puede ser, por ejemplo, el consentimiento expreso.
- Definir o analizar los procesos de tratamiento y aplicar medidas de seguridad que eviten o minimicen al máximo cualquier riesgo potencial de filtración de datos.
- Implementar un protocolo de crisis que cubra las posibles brechas en la seguridad del negocio.
- Documentar y registrar todos los procesos derivados de la captación, almacenamiento y procesamiento de los datos.
Además, dependiendo del tipo de actividad que realices, en qué categoría te encuentres, cuál sea el tu volumen de ingresos o si dispones de más de 50 trabajadores deberás contar con un departamento específico o, si más no, un responsable o delegado de protección de datos (o también llamado DPO).
Por último, no está de más recalcar que no aplicar correctamente estas medidas orientadas a la protección de datos acarrea sanciones que pueden ir desde un apercibimiento o prohibición de gestionar datos hasta multas que pueden llegar hasta el 4 % de la cifra anual de negocio con un límite en los 20 millones de euros.
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