Este registro es necesario para que las autoridades puedan conocer la salud fiscal de la economía, y es la principal razón por la que las personas físicas y jurídicas deben emitir facturas de forma obligatoria.
Por eso, además de que una factura le proporciona al cliente transparencia y credibilidad, es deber de la empresa o el autónomo profesional emitir la documentación que refleje sus operaciones comerciales.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que revela la información necesaria para demostrar una transacción entre una empresa o autónomo y su consumidor. Se trata de una prueba física, válida y legal de una compraventa. Principalmente, la factura debe reflejar los siguientes aspectos:
- Qué operación se realiza
- Quién vende y quién compra
- Cómo se realiza la transacción
- Cuándo se efectúa
- Dónde sucede
- Por qué existe la operación
- Cuánto dinero se intercambia por el producto o servicio brindado
Además de incluir todos estos aspectos, la plantilla de facturas a emitir debe cumplir la normativa del Reglamento de Facturación. Este indica que toda actividad comercial debe estar respaldada por una contraparte con los datos concretos de esa transacción.
¿Cómo hacer una factura?
La factura justifica legalmente la prestación de un servicio o la compra/venta de un producto. De ahí radica la importancia para realizar correctamente este tipo de documentos.
Para emitir una factura se debe seguir los siguientes pasos:
- Debe tener la palabra “factura” visible en el documento.
- Número de factura. Todas las facturas deben seguir una secuencia de números que sea correlativa a las fechas en que se realiza, sin repetir el año fiscal. El documento fiscal debe responder a un orden numérico y de calendario en forma creciente y sin sobresaltos.
- Identificación del emisor y destinatario. Nombre y apellidos o razón social de la empresa, dirección completa y número de identificación fiscal (NIF o CIF).
- Concepto. Es la descripción de los servicios que ofrece la empresa o el autónomo. En ella debe informarse el listado de los bienes o servicios adquiridos en la venta junto a una descripción, las unidades, el coste por unidad y el total.
- Base imponible. Se trata del cobro total de la factura sin tasas ni retenciones. El precio o cantidad sobre la que se calculan los impuestos.
- Información fiscal. Deben figurar tanto las retenciones como las declaraciones fiscales:
- Impuesto sobre la renta (IRPF)
- Impuesto al valor añadido (IVA): General (21%), Reducido (10%) o Superreducido (4%)
- Importe y forma de pago de la factura. Esta será la cantidad a pagar por el cliente en total. El precio final incluye retenciones e impuestos y posibles descuentos en caso de corresponder.
¿Cuándo emitir una factura?
El empresario o autónomo tiene siempre la obligación de generar facturas sobre las operaciones comerciales realizadas en su actividad. Para ello, hay que estar dado de alta por parte del Ministerio de Hacienda. Una vez emitidas, se archiva una copia de las facturas entregadas durante los siguientes 5 años.
Otra obligación consiste en conservar todas las facturas que se reciban de otras empresas. Esto es importante para tomar registro de las operaciones del IVA referidas al sector de tu actividad, estando en un régimen especial de impuestos o no.
Las facturas también se deben emitir cuando el cliente es un empresario o profesional que actúe como tal y exige ese documento para el ejercicio tributario.
Existen excepciones que no requieren una emisión de factura por parte de los empresarios o autónomos inscriptos en ciertos regímenes especiales:
- Recargo de equivalencia.
- IVA simplificado
- Agricultura, ganadería y pesca
Plazo para remitir una factura
Cuando se emite una factura, el empresario o autónomo tiene un plazo de expedición para enviar los documentos fiscales. Además, no podemos olvidar que el envío no puede pasar del mes de la emisión de la factura.
Si no se realiza esta acción en el plazo estipulado, el responsable comete una infracción tributaria, cuya sanción podría acarrear una multa. El importe de la misma podría llegar hasta al 2% del importe del conjunto de las operaciones donde se ha originado la infracción.
Existen dos tipos de plazos según el destinatario:
- Si no son profesionales o empresarios: se remite y envía en el momento en que se realiza la operación.
- Empresarios y profesionales: el plazo debe ser anterior al día 16 del mes siguiente de hacerse efectivos los impuestos de la operación.
Tipos de facturas
Factura ordinaria
Es aquella con la que operan empresas y autónomos normalmente para documentar cualquier operación de compraventa. Esta puede enviarse por correo o entregarse directamente al cliente in situ.
Uno de los sistemas o formatos más tradicionales es la factura en papel, escrita de puño y letra o bien impresa desde un ordenador. Aunque ahora el desarrollo de la tecnología permite que estas mismas facturas puedan llegar en un formato PDF al correo electrónico o a través de un contacto por redes sociales.
Factura simplificada
Antes, en las compras comerciales al por menor, el documento fiscal utilizado era el ticket, que contenía la información básica para justificar la transacción. Pero ahora este ha sido reemplazado por la factura simplificada. Este tipo de factura se usa para deducir gastos de una empresa solo con los datos fiscales del emisor. Su emisión es posible con:
- Un importe menor a 400 euros (IVA incluido)
- Una factura rectificativa de una anterior de hasta 4.000 euros (IVA incluido)
- Empresas con actividades específicas
Factura electrónica
Ante un mayor avance tecnológico, es común que se emitan cada vez más facturas electrónicas en comparación con las facturas en papel. Obviamente, se considera que una factura es electrónica cuando esta ha sido expedida y recibida de forma electrónica.
Pero para garantizar tanto la autenticidad como la integridad del contenido de una factura electrónica, su contenido debe contar con:
- Una firma electrónica avanzada
- Un intercambio electrónico de datos (EDI)
- Medios comunicados previamente a la AEAT previo a su utilización
Cuando haya varias facturas electrónicas a un mismo destinatario en forma simultánea, la información en común puede ser mencionada una sola vez si se puede tener acceso a todos los datos de la transacción.
Facturas rectificativas
Cuando el responsable de la facturación ha notado un incumplimiento en la factura original de los requisitos necesarios, puede realizar una factura rectificativa. Esta nueva factura debe incluir de forma explícita los nuevos datos y podrá efectuarse en un plazo de 4 años antes de que se haya efectuado la operación original.
De hecho, es posible incluir varias facturas con errores en solo un documento ratificatorio. Y, de esta forma, generar un futuro derecho a deducción si hay un error en el IVA de la original. El documento rectificativo incluye:
- La especificación de que es un documento rectificativo
- Serie y numeración distinta a la original
- Referencia de la factura a rectificar
Facturas en nombre de terceros
Hay facturas que pueden ser emitidas por los clientes o un tercero en representación de los empresarios o profesionales que entregan un producto o brindan un servicio. Para ser aceptadas deben cumplirse los siguientes requisitos:
- Existir un acuerdo escrito previo autorizando la representación del tercero ante el empresario o autónomo
- Especificar las operaciones aplicadas a este régimen
- Emitirse en nombre del profesional o empresa que realizó la venta
- Haber aceptación por parte del receptor
- Enviar una copia al empresario o autónomo que representa al tercero
Facturas proforma
Este documento detalla una futura actividad comercial mediante una factura provisional entregada al cliente. Hay que indicar cómo será la factura definitiva una vez realizada la compraventa.
La factura proforma no contiene valor contable y no justifica la transacción. Su uso está extendido en el comercio internacional. Algunos ejemplos serían:
- Licencia de importación
- Leasing (traspaso del derecho a usar un bien por el pago de rentas)
- Envío de muestras
Factura recapitulativa
Es una factura agrupada o resumen, donde se pueden reunir distintas operaciones en una sola factura con un mismo destinatario durante un mes.
El momento para emitir este tipo de facturas es el último día del mes natural desde que se realizaron las transacciones. Allí se constatan los suministros efectuados durante el mes correspondiente.
Si el emisor es un profesional o un empresario el plazo correrá hasta el día 16 del mes siguiente desde que se hayan realizado las operaciones.
La factura, sinónimo de confianza y transparencia
Para tus clientes es importante poder comprobar la legalidad de una transacción, eso convierte a las facturas en el documento perfecto en el que pueden depositar su confianza. Además, hoy en día la tecnología permite el uso de métodos de emisión sencillos y rápidos, para que cualquier persona pueda generar facturas sin dificultad.
En ese sentido, no hay duda de que emitir facturas permite a un negocio crecer y ganarse la confianza de proveedores o clientes cada vez más importantes. Asimismo, al facturar tanto tus gastos como ganancias, podrás generar transparencia ante las autoridades tributarias que corroboraron tu declaración.
En definitiva, las facturas aportan la información necesaria para conocer el desarrollo de cada sector de la economía, robustecen el sistema tributario y, por ende, el bienestar de la mayoría de las empresas.
