La crisis sanitaria y la económica que ha seguido al coronavirus ha obligado a todas las empresas, sin importar su tamaño, hacia la digitalización para poder trabajar, para poder vender, para hacerse ver, incluso para relacionarse con las administraciones públicas como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.
Lo queramos o no, la pandemia por la Covid-19 ha acelerado el traslado a un consumo más digital, pues el usuario se informa por Internet, compra por Internet y se relaciona con las empresas y las marcas que las identifican a través de Internet (redes sociales).
Sin embargo, la gran barrera es el miedo al cambio. Los pequeños negocios parece que no entendieran que su gran ventaja es su capacidad de adaptarse a los cambios, vengan por donde vengan. En el caso de la tecnología, la gran ventaja de los pequeños negocios es su capacidad para transformarse y adaptarse.
Y todo gracias, precisamente, a su menor tamaño porque una pyme se adapta a cambios profundos en uno o dos años, un tiempo que se duplica cuando hablamos de empresas de mayor tamaño.
Así, una de las armas con las que los pequeños negocios pueden luchar contra las grandes empresas es con las ventajas que proceden de estos cambios. El almacenamiento en la nube, por ejemplo, es una herramienta rápida y fácil de implantar. De hecho, siete de cada diez pymes españolas ya utilizan esta tecnología porque han identificado esta ventaja competitiva de su capacidad de adaptarse al cambio.
Pero ¿qué es la nube o el cloud?
La nube es una posibilidad de almacenar información de forma remota gracias a un software. De esta manera, los programas y la información se sitúan fuera de la empresa, con lo que no es necesario instalar más programas en los ordenadores, pero sí se consigue trabajar en ellos desde cualquier dispositivo. Por ejemplo, desde un teléfono móvil o una tablet.
De hecho, muchos de los programas y aplicaciones que utilizamos cada día funcionan gracias a la nube. Por ejemplo, los correos electrónicos que utilizamos en privado y que proceden de hotmail, yahoo, gmail, etc.
O las plataformas que hay en la nube y que nos permiten compartir archivos con otros usuarios o trabajar desde cualquier dispositivo en tiempo real como Google Drive (hojas de cálculo y procesadores de textos), Dropbox o OneDrive. Recuerda que Google Drive tiene archivos de Excel o Word, que Dropbox es para compartir fotos o vídeos y OneDrive se utiliza para archivos de todo tipo.
A partir de estos ejemplos es fácil entender que la nube permite contratar servicios más específicos para una empresa con herramientas útiles para trabajar desde cualquier dispositivo, lo que facilita un seguimiento de hasta 24 horas al día y siete días a la semana si hiciera falta.
Ya no es indispensable bajarse los programas e instalarlos en un ordenador (ahorro de dinero) es que además la nube permite acceder a herramientas avanzadas del tipo CRM (gestión de relaciones con el cliente), ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales), gestión de documentos, gestión de redes sociales, o facturación, además de un almacenamiento de gran cantidad de datos con total seguridad.
Mucho más que email y Google Drive
Las grandes ventajas de trabajar en la nube no se quedan en la gestión del correo electrónico o de las aplicaciones de Google Drive. Por eso, te dejamos algunas pistas para que valores lo que te puedes estar perdiendo si no le das una oportunidad a la nube.
- Pagas mensualmente por lo que usas frente a una inversión inicial que puede ser importante. El mantenimiento de los servidores donde está la nube no es tu problema y tampoco lo es la actualización de los programas disponibles, pues se trata de un alquiles de la tecnología.
- La información está siempre disponible y no depende de un acceso determinado. Cualquier dispositivo con acceso a Internet te permite acceder a la información que dispones y, con las autorizaciones pertinentes, cualquier persona de tu empresa puede hacerlo en cualquier momento, pues los cambios se actualizan de forma automática. Para acceder a los servidores se utiliza una conexión cifrada y segura (usuario y contraseña) a partir de las cuales es como si entraras en el disco duro de tu empresa.
- Además, no hay pérdida de datos si se estropea el hardware, pues la información está siempre a salvo en unos servidores externos a la empresa.
- Trabajar en la nube facilita el trabajo en equipo y el teletrabajo porque cualquier puede acceder a los documentos que haya actualizado un compañero en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Otro aspecto importante es el de las copias de seguridad, un tema del que ya no se encarga tu pequeño negocio sino la empresa que gestiona la nube. Todo queda bien protegido y actualizado y los datos más delicados se copian y almacenan en servidores más seguros.
- Estos servicios son escalables, lo que implica que tu negocio paga por lo que necesita. Si es preciso aumentar el espacio de almacenamiento, contratar más capacidad de procesamiento o aumentar el número de copias de seguridad se contratan y punto. Pero si no son necesarios, los gastos se mantienen inalterados.
- Por todo ello, tu negocio puede disfrutar de tecnologías más avanzadas a un coste menor, pues se limita a alquilarlas. Ni siquiera necesitas ordenadores especialmente potentes porque es la nube la que tiene que poner la capacidad de procesamiento necesaria para que todo funcione.
- Por último, como ya hemos dicho, la actualización del software no es cosa de tu negocio. Pagas porque te den una serie de servicios con la tecnología más avanzada. Se acabó lo de sufrir versiones antiguas de los programas o actualizaciones inoportunas. Eso ya corre a cuenta de otros.
Trabajar en la nube no es muy distinto de alquilar servicios para tu empresa. Con ello consigues muchas ventajas competitivas como el teletrabajo o las tareas colaborativas. Quizás sea el momento de dar un salto en tu pequeño negocio y dejar a atrás los miedos, y a los competidores.
