Si estás leyendo esto probablemente seas uno de los millones de españoles que vive (o posee) una vivienda en un edificio, bloque, complejo de apartamentos o zona residencial. Tiene sus ventajas, no cabe duda, pero también sus partes no tan agradables. Y en este segundo punto están las finanzas de una comunidad de vecinos, un “mal” necesario para asegurar el buen funcionamiento del espacio común y el bienestar de todos. Pasa, que te mostramos todo lo que necesitas saber para mantener la armonía vecinal. 😉
Las finanzas de una comunidad de vecinos, en detalle
La buena gestión económica de una comunidad se basa en mantener el equilibro entre dos grandes conceptos: gastos e ingresos.
Los gastos de una comunidad de propietarios, el punto principal del día
Al igual que pasa con una vivienda, una comunidad de propietarios debe poder hacer frente a los diferentes gastos de mantenimiento y mejora a los que se verá sometida tanto en el presente como en un futuro. Para tenerlos bien controlados, estos se dividen en dos grandes grupos.
Gastos generales u ordinarios
En esta primera partida se aúnan los gastos más habituales y previsibles. Estos suelen estar destinados a cubrir las necesidades básicas de la comunidad y garantizar su buen funcionamiento. Entre ellos podemos encontrar:
· Servicios de mantenimiento: Limpieza de zonas comunes, luz, ascensor, caldera, gastos bancarios, jardinería, sueldo del conserje, piscina…
· Conservación: Seguros y gastos derivados de la conservación de diferentes espacios o áreas de la comunidad.
· Gastos municipales: Impuestos por recogida de basuras y vados.
· Fondo de reserva: Una partida de dinero guardada equivalente a, como mínimo, el 10 % del presupuesto anual de la comunidad con el fin de ser empleado para afrontar imprevistos. Algo así como el fondo de emergencia personal, pero para comunidades…. y con una salvedad. Y es que, según la Ley de Propiedad Horizontal, es obligatorio que las comunidades dispongan de este fondo, así como también está especificada la cantidad mínima que debe tener (10 %).
Todos estas partidas son los ingredientes principales para cocinar el presupuesto general de la comunidad.
Gastos extraordinarios
Como su propio nombre indica, aquí se incluyen todos aquellos gastos que, aunque necesarios, no han sido contemplados en el presupuesto. Por lo general suele tratarse de reformas y obras para arreglar algún desperfecto causado por la climatología u otra causa externa, aunque también puede ir orientado a rellenar el fondo de reserva, si es que este ha sido empleado recientemente.
Lo más habitual es que este tipo de gastos se presenten y discutan en las reuniones o juntas de vecinos. Si finalmente resultan aprobados este tipo de gastos generan una derrama extraordinaria, que deberá ser dividida entre los propietarios. Sí, pueden ser asumidos por el fondo de reserva en una primera instancia (si la cantidad a pagar es igual o inferior, claro), pero recordemos que esta previsión debe tener una cantidad fija por ley, por lo que habrá que rellenarlo de nuevo mediante la derrama comentada.
Otra forma alternativa de afrontar este tipo de gastos es mediante un préstamo, lo que permite a la comunidad obtener el dinero necesario para afrontar reformas o mejoras necesarias y devolver el dinero poco a poco mediante un aumento temporal de la cuota.
Cómo se reparten los gastos de una escalera de vecinos: las cuotas
Es el turno de hablar de los ingresos de una comunidad, la cual se nutre única y exclusivamente a través de las aportaciones periódicas que hacen los propietarios.
La Ley de Propiedad Horizontal dicta que la aportación de cada inmueble se determina en función de su valor. Es decir, cuanto más grande sea el piso, más va a tocar pagar.
Si te toca establecer o recalcular las cuotas de participación lo más sencillo es consultar el valor de todos los inmuebles de la comunidad y sumarlos para luego hallar el porcentaje correspondiente a cada vivienda.
Esto, sin embargo, es la teoría o, mejor dicho, el marco legal. La realidad es mucho más flexible y permite que cada comunidad fije sus propias normas siempre y cuando todos los propietarios estén de acuerdo y queden reflejadas en un título constitutivo.
Esto significa, por tanto, que se pueden establecer las cuotas de participación a partes iguales independientemente del tamaño o valor de cada vivienda, así como liberar de ciertas cargas a algunos propietarios en concreto, como podría ser el caso de perdonar el mantenimiento del ascensor las viviendas situadas en los bajos debido a su nulo uso.
La mejor forma de abonar las cuotas y tener las cuentas limpias
Lo más común es tener una cuenta bancaria de la comunidad para que los vecinos realicen sus aportaciones mediante transferencia. De esta forma se unifica la caja y se tiene un registro claro de los ingresos y movimientos que se realicen.
Por cierto, recuerda que ya no valen las excusas de “era fin de semana” o “es que mi banco tarda unos días en mandar el dinero”, ya que ha habido cambios en las transferencias bancarias que permiten operar con suma rapidez 24/7.
Los locales comerciales también pagan cuota de comunidad
Que estén situados en los bajos, cuenten con un acceso independiente y no hagan uso de la mayoría de instalaciones o servicios no significa que estén exentos de pagar. De hecho, los locales comerciales son una unidad más dentro de la comunidad y, tal y como indica el artículo 9.1 de la Ley de Propiedad Horizontal, deben contribuir.
Su cuota de participación se determina de la misma manera que con las viviendas, es decir por el valor del inmueble. Pero hecha la ley, hecha la trampa o, si más no, el acuerdo. Y es que los propietarios de los locales pueden negociar con la comunidad rebajas o exenciones de determinados gastos orientados a mantener o mejorar zonas o servicios de los que no hacen uso como, por ejemplo, los gastos de ascensor o el cambio de luces en las escaleras interiores.
Viviendas alquiladas, ¿quién debe asumir las cuotas de la comunidad?
El propietario posee la vivienda pero no reside en ella, mientras que el inquilino no la posee, pero sí que la disfruta. ¿A quién le toca asumir los gastos? Por norma general, estos siempre recaen sobre la propiedad, quien debería calcularlos e incluirlos en el precio de alquiler.
Dicho esto, existe la posibilidad de que sea el inquilino quien haga frente a estos pagos. Eso sí, para que esto sea así deberá estar especificado en el contrato de arrendamiento, ya que de no constar por escrito se sobreentiende que son responsabilidad de la propiedad. Pero cuidado, porque hay un matiz importante: aunque sea el inquilino quien pague, el propietario SIEMPRE será el responsable de los mismos, por lo que en caso de impago deberá gestionarlo con el inquilino o asumir la deuda generada con la comunidad.
¿Pueden deducirse los gastos de comunidad?
Esta es una de las preguntas más habituales entre los propietarios y lo cierto es que Hacienda es clara al respecto. Sí que pueden deducirse los gastos de mantenimiento y mejora del edificio o comunidad.
Cabe destacar que las deducciones son aplicables tanto si habitamos en la vivienda que forma parte de la comunidad como si la arrendamos a una tercera persona, ya que en ambos casos los gastos propios de la comunidad recaen (o deberían recaer) sobre el propietario, propietaria o propietarios del inmueble.
Podrían, por tanto, deducirse la parte proporcional de la renovación de la caldera o la calefacción central, las labores de pintura o de mantenimiento de las instalaciones y la instalación o mejora de ascensores o rampas, entre otras intervenciones. Aquí también se incluyen las deducciones orientadas a mejorar la eficiencia energética del edificio o comunidad, las cuales fueron introducidas en 2022.
¿Vas a comprar una vivienda en una comunidad? Revisa que esté libre de cargas vecinales
Como seguro ya sabes, las cargas de una vivienda son los derechos que tiene una tercera persona sobre nuestra vivienda. Aquí entran hipotecas, embargos, usufructos, impagos de impuestos o suministros… y también las deudas con los vecinos.
Debes saber que si el anterior propietario no saldó algún pago pendiente con los vecinos podrías estar comprando también esa deuda. ¿En qué te afecta eso? En mucho, ya que el propietario siempre responde con el inmueble adquirido en caso de falta de efectivo con el que hacer el pago.
Para evitar estos problemas conviene revisar que la vivienda está libre de cargas antes de comprar. Para comprobarlo es recomendable:
· Revisar el estado de la vivienda en el registro de la propiedad
· Solicitar una nota informativa simple de la vivienda
· Certificados y justificantes de pago de suministros y tasas
· Consultar al presidente de la comunidad
Por último, y aunque no nos va a decir qué cargas tiene la vivienda, es recomendable solicitar y leer los estatutos que rigen a la comunidad a la que queremos mudarnos. De esta forma podrás saber qué cuota corresponde a tu vivienda y si existe alguna excepción.
Los 4 puntos clave para gestionar las finanzas de comunidad de vecinos con éxito
El correcto funcionamiento de una comunidad pasa indudablemente por una buena gestión y control económico. Y es que si las cosas se hacen y los números salen, todo el mundo está contento. Veámos cuáles son los puntos clave para un buen control financiero de comunidades.
1. Forma un buen equipo con vecinos y profesionales
A la hora de formar órgano de gobierno, las comunidades cuentan con diferentes figuras. Algunas de ellas son obligatorias por ley (artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal), mientras que otras son opcionales, pero sí que todas tienen funciones específicas. Empecemos con las primeras:
· Presidente/a: Debe ser un propietario/a y su función es representar legalmente a la comunidad, así como velar por el buen ambiente en la comunidad, lo que significa mediar en conflictos vecinales. Tiene la duración de un año y es renovable.
· Administrador/a: Es, con diferencia, la figura con más trabajo. Puede ser un profesional externo o un propietario y sus funciones pasan por controlar las finanzas y reportar su estado de forma periódica a la junta de propietarios, custodiar toda la documentación y la gestión operativa de la comunidad, lo que significa buscar y negociar con proveedores para tratar de hallar mejores precios que los previstos en el presupuesto, organizar y hacer el seguimiento de mejoras, etc. Su duración también es de un año renovable.
· Secretario/a: Puede ser tanto un/a propietario/a como un administrador externo y su función es levantar, firmar y conservar las actas de las juntas de vecinos, validar contratos obtenidos por el administrador y gestionar las notificaciones a los vecinos. Su duración es exactamente igual al resto de cargos.
La ley permite que los tres cargos recaigan sobre la misma persona, siempre y cuando sea propietaria. Un administrador externo, por su lado, podría aunar las figuras del administrador y secretario, pero no ejercer como presidente.
Además de estas figuras obligatorias, la ley contempla otros cargos que pueden ayudar a la correcta gestión de la comunidad, especialmente si esta es grande. Son los siguientes:
· Vicepresidentes/as: Pueden ser uno o varios, siempre y cuando sean propietarios y se acepten en junta. Su función es ayudar al presidente y sustituirlo en caso de que tenga que ausentarse por temas laborales, familiares o de salud.
· Tesorero/a: Su función es bastante similar a la del administrador, aunque suele duplicarse en casos en los que este último sea un profesional externo para llevar un doble control financiero.
Con la teoría vista, cabe destacar que mientras se cumplan con las funciones básicas, cualquier comunidad puede autogestionarse y sumar otras figuras que considere necesarias para su correcta gestión.
2. No te precipites al elaborar el presupuesto anual de la comunidad
Un presupuesto que cubra todas las necesidades de la comunidad no solo es necesario, sino que es la mejor forma de mantener un buen funcionamiento y clima vecinal. Y es que no hay nada que genere más crispación que una bajada repentina en los fondos de la comunidad o, peor aún, una derrama extraordinaria.
Para realizar un buen presupuesto para comunidades es importante cubrir los siguientes puntos:
1. Hacer un inventario completo de los gastos fijos, variables y necesidades. Aquí, por tanto, deberán entrar el gasto en luz y otros suministros, servicios de limpieza y portería, reparaciones, mejoras y, en general, cualquier otro gasto necesario.
2. Comparar precios e intentar mejorarlos. Tanto para este punto como para el anterior suele ser útil echar un ojo a los presupuestos de los años anteriores y comprobar si falta (o sobra) algo, así como revisar si los costes son correctos o podrían mejorarse.
3. No olvides añadir al presupuesto las aportaciones al fondo de reserva.
4. Que otra figura de gobierno revise y verifique las partidas y costes. Por lo general esta labor recae sobre el administrador, por lo que el presidente o el tesorero deberían revisar que todo esté correcto. Otras comunidades prefieren cubrir el primer punto de forma interna y encargan a su administrador la labor de búsqueda y mejora de precios.
5. Presentar los presupuestos a la comunidad para su aprobación.
3. Establece un control férreo de gastos e ingresos
Con la teoría clara (es decir, el presupuesto) toca asegurarnos de que todo funciona según lo esperado. Para ello es necesario que el administrador realice un seguimiento muy cercano y continuo tanto de las entradas como de las salidas de dinero.
Esta labor recae sobre el administrador, quien además de registrar los flujos de dinero, deberá renegociar con proveedores en busca de mejores precios y mantener controlado el abono de las cuotas, evitando así la morosidad de los propietarios y los perjuicios que ello pueda conllevar.
Tradicionalmente esta era una de las tareas más pesadas debido a la cantidad de papeles generados y la necesidad de mantener los libros actualizados pero, por suerte, los tiempos han cambiado. En la actualidad existen diversos softwares y herramientas online que permiten aunar toda la información y un fácil control. Además, muchas permiten ser consultadas por todos los propietarios, lo que aumenta la transparencia en la gestión.
Más allá de usar estos softwares, es necesario que la junta de propietarios esté informada tanto del desarrollo de las actividades de la comunidad como del gasto que todo ello supone a las cuentas. Lo más común y efectivo es que el administrador presente las cuentas en junta entre dos y cuatro veces al año. Esto suele suponer un informe detallado en el que se especifique el estado de las cuentas pormenorizando los ingresos, un desglose de los gastos tanto fijos como puntuales y las previsiones sobre los flujos de caja en los próximos meses.
Al estar hablando de dinero común, esta tarea exige cierta profundidad y bastante detalle, por lo que contar con datos claros y detallados es clave para presentar documentos comprensibles que fomenten el entendimiento, la transparencia y la participación.
4. Anticípate a los posibles problemas de la comunidad
Es altamente recomendable contar con algún seguro para comunidades. Es un gasto recurrente más, pero puede salvar de algún apuro en forma de derrama extraordinaria. También ayuda tener el contacto de profesionales de confianza que puedan solventar posibles problemas futuros como, por ejemplo, plagas, roturas de cristales o problemas con la caldera.
Por último conviene hablar de los impagos de cuotas, un tema tan espinoso como posible. Tener un plan a la hora de abordar estos temas es esencial, pero no suficiente. Para que sea más efectivo conviene que los vecinos conozcan el procedimiento, ya que no solo puede disuadir a posibles morosos, también aporta tranquilidad al resto.
¿Qué hacer si algún vecino no paga los gastos de comunidad?
El impago de cuotas por parte de uno o varios vecinos supone un importante riesgo para la comunidad, ya que puede impedir que se lleven a cabo ciertas tareas de mantenimiento o mejora necesarias. ¿Qué se hace en estos casos?
Lo primero que debes saber es que la comunidad tiene hasta cinco años para reclamar. Si la deuda no ha sido solicitada pasado este periodo se perderá todo derecho a una reclamación futura, ya que se considerará una deuda prescrita.
Si no ha pasado ese tiempo toca tomar cartas en el asunto. La primera solución (y la más fácil) pasa por fijar prohibiciones a los vecinos morosos con el fin de acelerar el pago. Estas pueden tomar forma de invalidación del voto en las juntas hasta que el propietario se ponga al corriente de pago, así como no permitirle usar ciertas zonas o servicios comunes no esenciales como,el ascensor, la recogida de basuras o entrega de correspondencia por parte del portero, el aparcamiento de bicis o el acceso a zonas infantiles, terrazas o piscinas comunitarias, si es que las hubiera, etc. Se debe tener en cuenta que si se trata de zonas o servicios esenciales no podrán ser prohibidos.
La segunda vía pasa por una reclamación extrajudicial. Aunque cuidado, porque para poder poner en marcha esta opción de pago amistoso la deuda no puede sobrepasar los 2.000 €. Si es el caso, los pasos a seguir son:
1. Carta de reclamación de pago mandada por el presidente o el administrador al vecino moroso
2. Si no se efectúa el pago, debe repetirse el proceso mandando una segunda carta
3. Si la situación no cambia, se convocará una junta para abonar la deuda entre el resto de vecinos y autorizar al presidente o administrador a realizar una reclamación judicial
4. Mandar mediante burofax un requerimiento de pago ejecutable en 3 días hábiles
5. Emitir un certificado en el que se especifique la liquidación por parte de los vecinos y el impago de la cuota
En última instancia (o si la deuda es superior a los 2.000 €) toca hacer una reclamación judicial. Esta se puede realizar de dos procedimientos diferentes: un monitorio o un declarativo.
El proceso monitorio es probablemente el más sencillo, ya que de inicio no son necesarios ni abogados ni procuradores. Basta con presentar una petición en la que se acredite la deuda. Una vez presentada, el deudor tiene hasta 20 días hábiles para pagar o presentar alegaciones.
Por el otro lado tenemos el procedimiento declarativo, en el que sí necesitaremos la ayuda de especialistas legales. Dependiendo de la cuantía de la deuda, este proceso se realizará de una forma u otra. Si se deben 6.000 € o menos el procedimiento será verbal, mientras que si se supera dicha cifra se realizará de forma ordinaria (es decir, presentando papeles, etc.)
Antes de terminar con este apartado, es importante mencionar que en la mayoría de estos casos la comunidad exige, además del pago de la deuda, los intereses de demora, los cuales van subiendo con el tiempo.
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